Trường Nhân Văn Tuyển Dụng

Mức lương của nhân viên văn phòng hiện nay tương đối ổn định và có tăng hàng năm. Nên bạn có thể hoàn toàn yên tâm khi quyết định theo nghề này.

Kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng là công việc phổ biến nhưng không phải là ai cũng có thể theo được. Vì tính chất công việc đòi hỏi kỹ năng, yêu cầu riêng nên đôi khi bạn cũng nên cân nhắc xem bản thân mình có phù hợp với nghề này hay không. Xin chia sẻ với bạn những kỹ năng cần có để ứng tuyển vị trí nhân viên văn phòng.

Soạn thảo văn bản, hợp đồng, giấy tờ hay tra cứu, rà soát dữ liệu nội dung là công việc của một nhân viên văn phòng. Chính vì thế, bạn phải sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như: Máy vi tính, máy in, máy fax,... cùng các phần mềm tin học cơ bản như: Excel, Word, Powerpoint,... Đây cũng là kỹ năng rất cần thiết cho nhân viên nhập liệu trong văn phòng.

Kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng

Giao tiếp là một kỹ năng cực kỳ quan trọng ở bất cứ ngành nghề nào. Riêng với nhân viên văn phòng, sở hữu khả năng giao tiếp và ứng xử tốt giúp bạn có lợi thế hơn khi trao đổi với các phòng ban trong công ty. Ngoài ra, nó cũng giúp truyền đạt thông tin chính xác, rõ ràng, tạo thiện cảm với khách hàng, đối tác.

Ở vai trò như một bộ mặt đại diện công ty, là người chịu trách nhiệm cơ sở vật chất tại văn phòng. Người nhân viên văn phòng cần chủ động trong công việc, nhanh nhẹn nắm bắt thông tin, tiếp nhận, và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc tại văn phòng.

Khi đứng trước một vấn đề phát sinh, nhân viên văn phòng cần tìm ra hướng giải quyết hợp lý, hạn chế tối đa mức độ ảnh hưởng không đáng có tới hiệu quả công việc. Do đó, bạn cần trau dồi kỹ năng giải quyết vấn đề một cách linh hoạt, đối với từng hoàn cảnh, từng thời điểm và sự kiện khác nhau.

Nhân viên văn phòng thường xuyên làm những công việc liên quan đến giấy tờ, hồ sơ quan trọng. Việc này đòi hỏi bạn phải có tính cẩn thận cao, từ đi in ấn, photo đến cất giữ, lưu trữ văn bản. Bạn cũng sẽ là người đảm nhiệm công tác truyền tải thông tin đến đối tác, khách hàng hay các phòng ban liên quan. Công việc này đơn giản nhưng vẫn yêu cầu sự tỉ mỉ để tránh mất mát, nhầm lẫn giấy tờ.

Những Điều Cần Biết Khi Tìm Việc Làm Nhân Viên Văn Phòng

Việc làm văn phòng là một trong những công việc có mức độ phổ biến cao nhất hiện nay, thu hút nhiều sinh viên mới ra trường. Vị trí nhân viên văn phòng có thể làm ở đa dạng ngành nghề, đa dạng lĩnh vực. Tuy nhu cầu tuyển dụng cao nhưng mức độ cạnh tranh cũng cao không kém. Vì vậy, hãy chuẩn bị cho bản thân những kiến thức và kỹ năng cần thiết trước khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên văn phòng.

Mô tả công việc của nhân viên văn phòng

Nắm rõ các công việc mà mình phải làm là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình tìm việc làm. Điều này giúp bạn đánh giá được khả năng đáp ứng công việc mà doanh nghiệp đưa ra khi ứng tuyển nhân viên văn phòng.

Mô tả công việc của nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng sẽ là người thực hiện công việc thanh toán chi phí cho văn phòng.

Chịu trách nhiệm thống kê, lập phiếu và thanh toán các khoản phí theo định kỳ (thường là hàng tháng) của công ty

Đảm bảo các hóa đơn được trả đúng hạn để các hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn: Hóa đơn điện thoại, Internet; Chi phí văn phòng phẩm; Chi phí thuê mặt bằng, văn phòng,..

Tạm ứng các khoản thanh toán (trong trường hợp khẩn cấp).

Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng ngày càng tăng, cơ hội việc làm cho ngành nghề này ngày càng mở rộng hơn, đặc biệt là ở những thành phố lớn. Bạn sẽ dễ dàng bắt gặp thông tin tuyển dụng việc làm văn phòng tại Hà Nội, tuyển nhân viên hành chính nhân sự TPHCM,... Tuy nhiên, nếu làm nhân viên văn phòng tại quầy lễ tân, nhiều công ty có yêu cầu về ngoại hình. Vì tính chất công việc của nhân viên tại quầy lễ tân một ngày phải gặp gỡ và tiếp xúc với rất nhiều người, nên họ như là bộ mặt của công ty.

Không những vậy, nhân viên văn phòng chuyên nghiệp ở vị trí quầy lễ tân còn phải sở hữu khả năng ngoại ngữ tốt.

Trực và tiếp nhận cuộc gọi khi khách hàng liên hệ hotline của công ty

Chuẩn bị và đón tiếp nếu khách hàng tới công ty

Thực hiện từ công tác lên kế hoạch, chuẩn bị kỹ càng, và tổ chức trước mỗi cuộc họp hay những hội nghị của công ty

Nhân viên văn phòng tại quầy lễ tân

Một trong những công việc phổ biến mà nhân viên văn phòng đảm nhiệm đó là các công việc liên quan đến nghiệp vụ, công văn, giấy tờ, tài liệu liên quan,... của công ty.

Thực hiện việc nhận và chuyển những tài liệu quan trọng từ khách hàng, đối tác tới công ty và ngược lại

Xử lý, lưu trữ, sắp xếp tài liệu một cách khoa học để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Đảm bảo bản gốc các tài liệu quan trọng được lưu giữ cẩn thận

Theo dõi chế độ đãi ngộ, bảo hiểm cho nhân viên. Về vấn đề này, nhân viên văn phòng đòi hỏi phải có hiểu biết nhất định về luật bảo hiểm của người lao động

Hỗ trợ bộ phận tuyển dụng nhân sự, hành chính văn phòng xem xét, chọn lọc hồ sơ ứng tuyển của các ứng viên (nếu có yêu cầu)

In ấn, photocopy tài liệu đáp ứng nhu cầu cho các phòng ban

Bạn sẽ thấy đầu việc quản lý tài sản của doanh nghiệp xuất hiện ở hầu hết các bản mô tả công việc khi tìm việc nhân viên văn phòng. Những việc mà bạn sẽ thực hiện đó là:

Đề xuất kế hoạch và nhu cầu sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị, văn phòng phẩm của công ty lên cấp trên.

Tiến hành hoạt động mua sắm trang thiết bị cần thiết và bàn giao cho các phòng ban sau khi đề xuất được phê duyệt.

Theo dõi, quản lý các trang thiết bị trong quá trình các bộ phận phòng ban sử dụng. Đảm bảo cơ sở vật chất đáp ứng được yêu cầu làm việc cho toàn thể nhân viên để đạt hiệu suất tốt nhất.

Bên cạnh những công việc kể trên, người nhân viên văn phòng còn tham gia hỗ trợ các dự án lớn của công ty trong trường hợp cần thiết

In ấn hồ sơ, giấy tờ, xin dấu, chữ ký,... của người chịu trách nhiệm thực hiện dự án

Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho người chịu trách nhiệm trong dự án (phương tiện đi lại, chỗ ở, ăn uống,...)

Chuẩn bị tài liệu và trang thiết bị đảm bảo quá trình công tác diễn ra suôn sẻ nhất

CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU VẬN QUỐC TẾ ĐÔNG DƯƠNG – INDOCHINAPOST  VĂN PHÒNG TẠI HÀ NỘI VÀ SÀI GÒN ĐANG CẦN TUYỂN DỤNG VỊ TRÍ NHÂN VIÊN HIỆN TRƯỜNG (OPS)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN HIỆN TRƯỜNG (OPS):

– Giao tiếp trao đổi thông tin với đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý nhà nước liên quan đến XNK.

– Giao nhận các loại chứng từ, hàng hóa.

– Thực hiện tác nghiệp về thủ tục hải quan tại cảng, icd, sân bay, kho CPN, ga tàu lửa, khu công nghiệp, khu chế xuất…

– Giám sát đóng hàng vào container, đưa hàng vào kho ngoại quan… tại địa điểm chỉ định.

– Liên hệ, sắp sếp bố trí các đơn vị phối hợp có liên quan (Bảo hiểm, kiểm dịch, hun trùng, giám định…) để hoàn thành thủ tục xuất khẩu

– Viết bài marketing thiết kế tài liệu tiếp thị truyền thông cho các chiến dịch khác nhau.

– Tốt nghiệp bằng CAO ĐẲNG trở lên, chuyên nghành liên quan đến Logistics, Xuất Nhập Khẩu, Tiếng Anh thương mại.

– Không cần kinh nghiệm, trong công việc vận chuyển (Logistics) sẽ được ĐÀO TẠO MIỄN PHÍ. Tuy nhiên, có kinh nghiệm vẫn được ưu tiên.

– Quen thuộc trong công việc vận chuyển, có kiến thức về vận chuyển giao nhận hàng hóa.

– Yêu cầu kỷ năng giao tiếp tốt anh văn, thành thạo vi tính.

– Có tính cẩn thận và có trách nhiệm trong công việc, có tinh thần phục vụ mạnh mẽ và làm việc theo nhóm.

– Tinh thần khởi nghiệp, chăm chỉ, không ngại khó khăn.